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「うちの会社は手書きのタイムカードを使っているけど、あれは違法ではないのかなあ?」
「もし残業時間を改ざんされたらどうすればいいんだろう・・・?」
タイムカードが手書きで行われている会社で働いている方は、こんな悩みを抱えてらっしゃるのではないでしょうか?
手書きだと不正に書き換えられるリスクも高く、勤務時間をごまかされて適切な給与を受け取れない可能性もあります。
この記事では手書きのタイムカードの違法性や、記録の改ざんを防ぐための方法、さらには改ざんされた場合の請求の仕方についても解説していきますので、不安な方はぜひ最後までご覧ください。
目次
そもそも手書きのタイムカードは法的に認められているのでしょうか?
手書きで記録しなければいけない状況も含めて、見ていきましょう。
結論から言えば、タイムカードを手書きで記載すること自体は違法ではありません。
事業者の義務はあくまで「適切な方法」で「労働者の労働時間の状況を把握」することであり(労働安全衛生法第66条の8の3、労働安全衛生規則第52条の7の3第1項)、それが出来ている限りどのような形で記録してもいいのです。
会社の規模が小さい場合には、
などの理由から、手書きのタイムカードを使った方がメリットが大きい場合もあります。
「タイムカードが手書き」という理由だけでは違法性は問われない、ということは覚えておきましょう。
また、普段はタイムレコーダー等の機械によって打刻していても、忙しくて開始時刻を記録するのを忘れていたり、営業先に直接行ってそのまま帰ったため記録できなかったりすることがあるかもしれません。
その場合、後から手書きで記録することになります。
もちろんこれは違法ではないので気にする必要はありません。
ただ、会社によってどの時間を労働時間とみなしているかが違っていたりするので、手書きでの記録に慣れていない人はしっかり確認するようにしましょう。
手書きのタイムカードは違法ではありません。
しかし「虚偽の記載をした帳簿書類の提出」は違法であり(労働基準法第120条第4項)、タイムカードの書き換えは法に反する行為です。
そしてタイムカードの改ざんは残業代のごまかしにも繋がります。
どうすればタイムカードの改ざんを防げるのかについて、見ていきましょう。
タイムカードは基本的に会社側で管理するものですから、改ざんされることを完全に阻止するのは不可能です。
ですから、自分で保管できる証拠を常日頃から記録しておくのが有効でしょう。
例えば、以下のようなものが証拠になる可能性があります。
もちろんすべてが正式な証拠として認められるとは限りませんが、いざという時のため少しでも多くの記録を残しておくのが得策です。
ちなみに、こうして記録をとる作業を上司に気付かせるくらい堂々と行うことで、向こうが改ざんをしにくくなるというメリットもあります。
少しでも不安があるならすぐに始めましょう。
最近の勤怠管理システムは機能面が非常に充実しています。
Web上で打刻できるため従業員はいつどこにいても正確な時刻を記録することが出来ますし、月末の集計もすべて自動で行ってくれるので不正のしようがありません。
ですから、タイムカードだと不安だという人は上司に勤怠管理システムの導入を勧めてみてはいかがでしょうか。
当然コストがかかるのでいい顔はされないと思いますが、集計作業の負担が減るなど使用者側にもメリットがあることを訴えればうまくいくかもしれません。
もしどうしても会社が手書きのタイムカードをやめてくれず、改ざんの不安が拭い去れないという場合はその会社をスパっと辞めてしまうのも手です。
会社の体制が自分と合わないと十分に能力を発揮できないということもあるので、いざという時の選択肢として考えておくのはいいと思います。
色々と防止策を取っていたとしても、改ざんされてしまう可能性はゼロにはなりません。
もしタイムカードが改ざんされたら、いくら長時間労働しても残業代が支払われなくなってしまいます。
そこで生じた未払い賃金は、請求して後から払ってもらえるのでしょうか?
「労働時間を延長し、または休日に労働させた場合においては、割増賃金を支払わなければならない」と法律で定められており(労働基準法 第37条第1項)、残業代の未払いは当然違法です。
したがって、客観的な証拠があれば未払い賃金を請求することが可能になります。
その場合、まず会社と直接交渉し、それでもうまくいかなければ司法の力を借りるようにしましょう。
おそらくほとんどの方は時間とお金を使って法廷に持ち込むより、会社との間だけで済ませてしまいたいと考えると思います。
特に請求をした後も同じ会社で働くことを考えている場合は、会社との関係を維持するためにも直接話し合いをして解決したいという方が多いのではないでしょうか。
その場合、次の流れで進めていくことになります。
ただし、直接交渉はあくまでも会社との関係を悪化させないことが優先されるため、未払い賃金を全額受け取ることは難しい場合が多いです。
とはいえ、今後の労働条件の改善も見込めるため、有効な手段の一つであることは間違いないでしょう。
会社との交渉が決裂してしまった場合は、法的措置をとるしかありません。
法的な措置で未払い賃金を請求する場合、主に「労働審判」と「裁判」という2つの方法があります。
それぞれの流れについては、以下の通りです。
労働審判の場合
裁判の場合
基本的に労働審判は話し合いでの解決を目標としており、早ければ1か月ほどで解決することが出来ます。
また、審判を行うための印紙代、弁護士を雇う着手金についても裁判より安く抑えられることが多いため、未払い賃金を請求する場合はまず労働審判での解決を目指すのが良いでしょう。
ただし、労働審判の結果に会社側が異議申し立てをした場合はそのまま裁判に移行するため、訴えを起こすなら長期戦になる覚悟は持っておくようにしましょう。
みんなのユニオンの執行委員を務める岡野武志です。当ユニオンのミッションは、法令遵守の観点から、①労働者の権利の擁護、②企業の社会的責任の履行、③日本経済の生産性の向上の三方良しを実現することです。国内企業の職場環境を良くして、日本経済に元気を吹き込むために、執行部一丸となって日々業務に取り組んでいます。