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退職メールを送信する場合と退職メールに返信する場合の注意点を解説

更新日:

監修者:みんなのユニオン 執行委員
岡野武志

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この記事でわかること

  • 退職メールには、感謝の意を伝えることだけでなく、最後の印象を良くするという目的もある
  • 退職メールに返信する場合には、退職者以外の目に触れる可能性があることに注意する必要がある
  • 退職メールで退職の意思を伝える場合には、「退職理由」と「希望退職日」を最低限伝えることが必要である

「退職メール」とは、退職する人が感謝の意などを伝えるために送るメールのことをいいますが、それとは別に、退職を希望する人が退職の意思を伝えるために送るメールのことを意味する場合もあります。

前者と後者とでは、退職メールを送る目的や注意点などに違いがあるため、その点を十分に理解しておくことが必要です。

今回の記事では、「退職メール」について、送る際の注意点や送るタイミングについて解説します。

退職が決まった人、これから退職をしようとしている人は、是非参考にしてみてください。

退職メールは「あり」?|退職メールの目的と送るタイミングは?

退職することが決まると、お世話になった上司をはじめ、同期の社員、後輩社員などに最後の挨拶をすることが社会人としてのマナーにもなっています。

本来であれば、直接口頭で挨拶をすべきだといえますが、他の社員への引継ぎや取引先への挨拶回りなどで、最後まで時間が取れない場合もあります。

このような場合は、最後の挨拶をメールで伝えることも一つの方法です。

もっとも、直属の上司などには可能なかぎり、口頭で挨拶をすべきであって、相手との関係性にも十分に配慮する必要があります。

退職メールには、最後の印象を良くするという目的もある

退職メールでは、退職する旨とともに感謝の気持ちや残された社員への激励を伝えることが一般的になっています。これは、社会人として基本的なマナーです。

退職メールを送る目的は、主に、それまでお世話になった感謝の意を伝えることにあります。

もっとも、そのほかにも、退職メールには良い印象を残すという目的もあるのです。退職する以上、もう付き合うことはないからと挨拶もせずに退職することは社会人としてのマナーに反するうえ、悪い印象を残すことになります。

退職するとはいえ、その後別の形で仕事上の関係を持つかもしれません。そのようなことになった場合にも気持ちよく仕事をするために、良い印象を残しておくことは大切なのです。

退職メールを送信する方法に配慮することも大切

退職をする人にとって、お世話になった程度や個人的に抱いている感情は、相手によって異なります。

また、会社の規模などが大きくなると、関わり合いをもった人も多くなることが一般的でしょう。

あまりに数が多い場合には、一斉送信という方法で退職メールを送信したとしても問題はありません。

とはいえ、このような場合であっても、直属の上司や関わり合いの深い取引先など、特にお世話になったといえる相手には、より真摯に感謝の意を伝えるために個別のメールで送信することが大切です。

個人的な好き嫌いにより、退職メールを送らないといったことは、社会人としてのマナーに反するため、控えるようにしましょう。

退職メールを送るタイミングは、社内向けと社外向けとで異なる

退職メールは、社内だけでなく取引先などに対して送ることもあります。

社内では、出社の最終日に送ることが一般的になっていますが、取引先などの社外に向けたメールは、退職日ギリギリに送るのではなく、多少余裕をもって送るべきでしょう。

退職日ギリギリになって送ってしまうと、場合によっては、引継ぎはきちんとされているのだろうかといった不安を与えてしまう場合があるからです。

退職メールが届いたらどうする?|返信する際の注意点は?

退職メールを送信するケースもあれば、反対に、退職メールを受け取るケースもあります。退職メールが送られてきた場合、返信をするべきなのでしょうか?

退職メールに対して返信する必要がないケースもある

企業の規模が大きくなればなるほど、社内で仕事上の関係性をもつ人も増え、社外でも担当となっていた取引先が多いことが一般的です。

そのため、すべての人に個別に退職メールを送信していたのでは膨大な時間がかかるため、一斉送信により退職メールが送られてくることがあります。

多くの人を対象として一斉送信により退職メールが届いた場合には、必ずしもこれに対して返信する必要はありません。

たとえば、仕事上の関係性があるとはいえ、ほとんど面識がない人、数回挨拶を交わした程度でしかないような人である場合には、返信は必須ではないでしょう。

一方で、一斉送信ではなく個人アドレスに退職メールが届いた場合や仕事上の付き合いが頻繁であった場合、今後も関係性が続くような場合には返信をしておいた方が良いと考えられます。

退職メールへの返信は、退職者以外の目にも触れる可能性がある

前提として、退職メールに返信する場合は、できるだけ早いうちに返信しておくことが必要です。退職日直前に送られてくるケースもありますので、返信を後回しにしてしまうと、読まれることなく退職される可能性があります。

また、会社によっては、社内のメールを他の人も確認できるようになっていることがあり、この点に注意が必要です。

退職の理由や転職先を聞くような内容のメールを返信することは控えるべきだと考えられます。

特に、退職の理由は人によってさまざまであり、センシティブな内容でもありますので、相手からその点に言及してこないかぎりは問いただしたりしないようにしましょう。

退職メールにより退職の意思を伝えることは「あり」?

これまでは、退職が決まった人がその旨や感謝の意を伝えるために送る退職メールについて見てきました。

それでは、同じ退職メールでも、退職を希望する人が退職の意思をメールで伝えることは許されるのでしょうか?

上司に対して退職メールで退職の意思を伝えることは許される

雇用期間の定めのない社員は、2週間前までに会社に退職の意思を伝えることにより、会社の都合を問わず退職することができます(民法627条1項)。

もっとも、直属の上司などに退職の意思を伝えることには勇気も必要です。慰留されたり、理由を執拗に聞かれたりするのではないだろうか、と考えているうちに、気も塞ぎ、できることなら直接ではなくメールで伝えたいと考える人もいるでしょう。

この点、退職メールで退職の意思を伝えることを禁止するような法律は存在しません。そのため、上司に対して退職メールで退職の意思を伝えることも許されるのです。

とはいえ、退職メールによる方法は、社会人としてのマナーに反するため、そこによほどの事情がないかぎりは、直接口頭で伝えるようにしましょう。

退職メールを作成する際の注意点

退職メールを送ったにもかかわらず、そこに最低限の情報が記載されていないと、結局上司から面談を求められたりして口頭で伝えるほかなくなります。

これでは、メールを送った意味がなくなってしまいます。

退職メールでは、最低限「退職の理由」と「希望する退職日」を記載することが必要です。退職メールを受け取る上司などからすれば、退職理由が不明なまま退職を承諾するわけにもいかず、また、希望する退職日が不明だとその点を明らかにするために社員と話をしなければならなくなります。

退職の意思をメールで伝えること自体は、特に法律で禁止されてはいませんが、社会人としてのマナーという意味でどうしてもマイナスに評価される可能性が高いです。

そのため、最低限必要となる情報のほかにも、口頭で退職の意思を伝えることができない理由や感謝の意を併せて伝えることが必要になってくるでしょう。

監修者


みんなのユニオン

執行委員岡野武志

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みんなのユニオンの執行委員を務める岡野武志です。当ユニオンのミッションは、法令遵守の観点から、①労働者の権利の擁護、②企業の社会的責任の履行、③日本経済の生産性の向上の三方良しを実現することです。国内企業の職場環境を良くして、日本経済に元気を吹き込むために、執行部一丸となって日々業務に取り組んでいます。