「入社した会社にタイムカードがなかった…。違法ではないのかな？」
「タイムカードがないから、ちゃんと勤怠管理されているか不安だな…。」
タイムカードが使用されていない会社で働いている方は、こんな疑問や悩みを抱えてらっしゃるのではないでしょうか？
タイムカードがないと正しい労働時間が記録されず残業代がごまかされるかもしれませんから、不安になるのは当然です。
この記事ではタイムカードがないことの違法性や、残業代が未払いとなった時の具体的な対処法について解説します。
会社の勤怠管理の手法について疑問に感じている方は、ぜひ最後まで確認してみてください。
目次
会社がタイムカードを使っていないことは違法なのか？
タイムカードを使わずに勤怠管理することは、果たして違法なのでしょうか？
タイムカード以外の勤怠管理の方法も含めて、見ていきましょう。
タイムカードの使用は義務ではない
法律上、企業にタイムカードの使用は義務付けられていません。
まず、事業者は「厚生労働省で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握」することが義務として定められています（労働安全衛生法第66条の8の3）。
そしてその厚生労働省で定める方法というのは、以下の方法です（労働安全衛生規則第52条の7の3第1項）。
- タイムカードによる記録
- パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録
- その他適切な方法
したがって、たとえタイムカードを使用していなくても別の適切だと認められる方法をとっていれば、違法ということにはならないんです。
では、タイムカード以外には具体的にどんな勤怠管理方法があるのでしょうか？
タイムカード以外の勤怠管理の方法
最近よく利用されるようになったのが、クラウド勤怠管理システムです。
機能としては、労働者の始業・終業時刻のデータを管理し、月末にはその月の残業時間を自動で集計してくれるというものです。
記録はオンライン上にすべて残るため、もちろん法律上の問題もありません。
また、無料で勤怠管理を行う方法としてはExcelでの管理があります。
最近では勤怠管理用のテンプレートも無料でダウンロードすることができるため、高度なExcelの技術を有していなくても十分便利な管理シートを制作することができます。
タイムカードがない、という会社ではこういった別の形で勤怠管理を行っているところがほとんどではないでしょうか。
勤怠管理を全く行っていないのは違法
会社が労働時間を全く把握していないのはもちろん違法です。
勤怠管理が行われていないにも関わらず残業を強いられるようなことがあれば、その会社を辞めることを検討した方がいいでしょう。
しかし、はっきりブラック企業とは言えなくても、タイムカードがないので勤務時間をごまかされる恐れがある、という場合もあるかもしれません。
その場合、いったいどのようにすれば残業代未払いを防げるのでしょうか？
タイムカードがない場合勤務時間をどう管理する？
タイムカードがなく、勤怠管理が適切に行われているか不安であれば、何らかの対策を講じて勤務時間の記録をとっておくのが有効です。
記録を残しておくことで、残業代が支払われなかった場合に請求を優位に進められます。
どのような方法があるのか見ていきましょう。
自分で勤務時間の証拠を残しておく方法
労働者が個人で勤務時間の記録をとるなら、以下のようなものが証拠として認められる可能性があります。
- 会社のパソコンのログイン・ログアウト時刻の履歴
- LINEやメールの送受信時刻の履歴
- 業務日誌のコピー
- 始業・終業時間のメモ
パソコンのログイン・ログアウトの履歴というのは、厚生労働省の定める「パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録」にあたりますから、かなり強力な証拠になるとみていいでしょう。
また、労働時間のメモに関しては、始業・終業時間の記入だけだと少し信頼性に欠けます。
ですから、メモを取る場合は時間とともにその日の仕事内容も記入しておくと、より信用度の高い証拠を残すことができます。
何が証拠として認められるかわかりませんから、少しでも不安のある方は今のうちから記録をとるようにしましょう。
労働者が勤務時間を気にする必要はない
ここまで自分で勤務時間の証拠を残す方法を紹介しました。
しかし、そもそも適切な勤怠管理を行う義務があるのは会社側であり、本来労働者がするべき仕事ではありません。
残業代未払い等の問題が起こるのに備えていちいち記録をとるのが煩わしい、という方は、会社を辞めるというのも一つの手段ではないでしょうか。
グレーな仕事環境で働き続けるというのは精神的にも決していいことではありません。
各々自分に最適だと思う選択肢を考えてみてください。
タイムカードがない会社で残業代はどう請求する？
タイムカードがないことを悪用し、残業代が支払われなかった場合は必ず未払い分の賃金を請求しましょう。
タイムカードがなくても、先ほど挙げたような適切な証拠があれば残業代は請求可能です。
ここでは、残業代を請求する具体的な方法について見ていきましょう。
会社と直接交渉を行う場合について
最も理想的なのは、会社との話し合いで解決するパターンです。
時間とコストが抑えられるのに加え、会社との関係も悪化させずに済みますから、まずは直接交渉から始めるのが最適だと言えます。
この場合、主に次のような手順で進めます。
- 適切な証拠を準備する
- 会社に内容証明郵便で請求の通知書を送る
- 会社側と直接交渉する
交渉を経て示談に達すれば、ここで問題を収束させることができます。
ただし、自分一人で交渉しようとすると会社が応じてくれなかったり、不利な条件を突きつけられたりする恐れがあります。
確実に直接交渉だけで解決させたい、という場合は弁護士をつけるのが良いでしょう。
労働基準監督署に告発する場合について
会社が交渉に応じないときは、労働基準監督署に相談するという方法があります。
その場合は次のような手順を踏みます。
- 適切な証拠を準備する
- 労働基準監督署に残業代未払いを訴える
- 労働基準監督署が調査を行う。
- 違反が認められれば、企業に支払い勧告が出される。
ここで注意してほしいのは、労働基準監督署の勧告はあくまでも行政指導であり、法的拘束力はないということです。
したがって必ずしも企業が支払いに応じるとは限りません。
しかし、是正勧告を無視し続けた企業は書類送検の対象になる場合もあります。
一度労働基準監督署に相談しておくだけでも、何らかの効果はあるのではないでしょうか。
労働審判または裁判を行う場合について
それでも残業代が支払われなければ、法的措置をとるしかありません。
残業代を請求する場合は、「労働審判」か「裁判」を行うことになります。
それぞれの手順は、以下の通りです。
労働審判の場合
- 労働審判申立書や陳述書等の必要書類と、準備しておいた残業の証拠となりうるものを全て裁判所に提出する。
- 40日以内に最初の期日が開かれ、会社側と双方の主張や事実関係の確認を行う。ここでもし妥協点が一致すれば第1回期日で調停が成立する場合もある。
- 3回目の期日までに調停が成立しなければ、審判官と審判員が評議を行い「審判」が下される。
- 審判の内容に双方が合意すれば、労働審判は終了する。
裁判の場合
- 会社の所在地を管轄する地方裁判所または簡易裁判所に訴状を提出する。
- 第1回期日は会社側が訴状に対する答弁書を提出する。
- 2回目以降の期日では双方がそれぞれの主張とその証拠となる書類を一緒に提出し、具体的な答弁が行われる。
- 双方が全ての主張書面の提出を終えると弁論終結となり、その後判決が言い渡される。
労働審判は話し合いを前提としており、裁判に比べ早期の解決が望めます。
また、審判を行うための印紙代、弁護士を雇う着手金についても裁判より安く抑えられることが多いため、残業代を請求する場合はまず労働審判での解決を目指すのが良いでしょう。
しかし、労働審判の結果に会社が納得せず、異議申し立てをした場合はそのまま裁判に持ち込まれてしまいます。
いずれにしても、法廷で決着をつけるのは最終手段だと考えておいてください。
